แนวคิดการ Backup ทั้งบน Cloud และที่บ้าน

จากที่ผมเขียน แนวทางการ Backup ข้อมูล และ มาทำ Backup ไฟล์สำคัญจากมือถือและโน๊ตบุ๊ก ไปไว้บน Cloud กันดีกว่า!!! (Online Sync) จนผมมักพูดว่า “Backup พันวัน เอาไว้ใช้วันสำคัญวันเดียว … วันที่ข้อมูลมีปัญหา!!!” ซึ่งมีใจโดยสรุปดังนี้

  1. เพื่อป้องกันทั้งการ “ลบ” หรือ “ทำข้อมูลสูญหาย” ทั้งที่ตั้งใจและไม่ตั้งใจ
  2. “กู้ข้อมูลเก่า” เนื่องจากแก้ไขข้อมูลปัจจุบันแล้วมีปัญหา หรือไฟล์ที่มีใช้งานไม่ได้ จึงต้องการกลับไปใช้ต้นฉบับก่อนหน้านี้
  3. ป้องกัน “สื่อเก็บข้อมูลเสียหาย” อันนี้สำคัญเก็บดีแค่ไหน ไอ้ตัวที่เก็บข้อมูลดันเสียเองก็จบกัน
  4. “โดนขโมย” อันนี้ปัจจัยควบคุมได้ยากสุดแต่เกิดขึ้นได้น้อยแต่ก็ต้องระวัง

ซึ่งเป็นการสรุปมา 4 ข้อ เจอกันบ่อยๆ คงจะเริ่มเห็นความสำคัญของการ Backup กันบ้างแล้ว ซึ่งแน่นอนว่า ก่อนทำการ Backup ต้องมีการแบ่ง และจัดระเบียบไฟล์ข้อมูลต่างๆ เพื่อจัดลำดับ ประเภท และความบ่อย ในการ Backup เป็นส่วนๆ เพื่อง่ายต่อการตั้งรูปแบบการ Backup ได้หลากหลาย รวดเร็ว และช่วยให้การ Restore ไฟล์กลับมานั้นรวดเร็วมากขึ้น

รูปแบบการ Backup นั้นมีหลายแบบ ตั้งแต่ระดับคนทั่วไปใช้ จนระดับบริษัทขนาดใหญ่โตนับพันล้านใช้ แต่เอาเหอะ เอาระบบบ้านๆ คนทั่วไปใช้งานดีกว่า ซึ่งผมขอแบ่งง่ายๆ 4 แบบ ที่คุ้นเคยกัน

  1. Unstructured หรือ Full (พวก Data Sync ก็แนวๆ นี้เหมือนกัน) – เป็นแบบง่ายๆ ตรงไปตรงมาครับ อย่างที่ผมบอกไปตั้งแต่ต้น copy ไว้หลายๆ ชุด แต่ต้องระวังว่าไฟล์ไหนเป็นไฟล์ล่าสุด ต้องจัดระเบียบไม่ดี เดี่ยวไป merge/replace ทับไฟล์ล่าสุดจะงานเข้าซะ ปรกติคนทั่วไปที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคมาก จะชอบใช้กัน เพราะที่ง่ายสุด และไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษใดๆ ให้ยุ่งยาก แค่รู้วิธีการ copy-paste เป็นก็ทำงานได้แล้ว
  2. Full and Incrementals – คล้ายๆ ข้อแรก แต่มีซอฟต์แวร์มาช่วยจัดการให้ โดยจะมีการทำ copy ข้อมูลไว้เป็นไฟล์ๆ (ตามรูปแบบของแต่ละซอฟต์แวร์จัดการ อาจจะเป็นไฟล์เดียวใหญ่ๆ หรือแบ่งเป็นหลายๆ ไฟล์ก็ได้) แล้วเมื่อมีการสำรองข้อมูลครั้งต่อไปก็จะตรวจสอบเฉพาะไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง หรือถูกลบออกไปจากการ Backup ครั้งที่แล้ว แล้วทำการ mark/update เพื่อ Backup ไว้เป็นวัน และเวลานั้นๆ ต่อไปเรื่อยๆ เป็นลูกโซ่ ซึ่งช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บได้มาก ถ้ามีการ Backup ทุกวัน ไฟล์ที่ได้จากการ Backup แบบนี้มันเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆ เวลาจัดเก็บไฟล์พวกนี้ต้องอยู่ครบทุกไฟล์ ต้องระวังให้ครั้งทำ Full-Incrementals ซ้ำไปซ้ำมาเป็นชุดๆ เพราะการเชื่อมไฟล์ Backup แบบนี้ ยิ่งเยอะจะยิ่งช้า และอ่านนานมาก ปรกติโดยส่วนตัวจะพยายามไม่ให้เกิน 14 ไฟล์ หรือขนาดไม่ใหญ่เกินไป (สัก 100GB – 150GB กำลังพอไหว) เพราะป้องกันไฟล์บางไฟล์เสียหาย หรือซอฟต์แวร์เปิดไฟล์ทั้งหมดไม่ได้ เพราะมีขนาดใหญ่เกินไป
  3. Full and Differential – อันนี้คล้ายกับตัวที่สอง ต่างกันเล็กน้อยตรงที่ เมื่อมีการสำรองข้อมูลครั้งต่อไปก็จะตรวจสอบเฉพาะไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง หรือถูกลบออกไปล่าสุดจากการ Backup ตัว Full แล้วทำการ mark/update เพื่อ Backup ไว้เป็นวัน และเวลานั้นๆ ไปเรื่อยๆ เวลากู้คืนกลับมาใช้ไฟล์ Full และตัวไฟล์ที่ Backup ตัวล่าสุด หรือวันที่ต้องการ แค่ 2 ส่วนก็กู้คืนได้แล้ว ซึ่งข้อดีคือ เร็วทั้งการอ่าน และเขียนไฟล์ รวมไปถึงลดความเสี่ยงต่อการสูญหายของไฟล์แต่ละส่วนก็น้อยกว่า แต่มีข้อเสียที่ เสียพื้นที่เยอะกว่าแบบข้อที่ 2 มาก
  4. Versioning with File System – อันนี้เป็นแบบที่ไม่ค่อยมีใครใช้กันสักเท่าไหร่ เพราะมันถูกจัดการด้วยตัว OS เองเป็นหลักเลย โดยผมขอยกตัวอย่างใน Windows 8 ชือ File History และใน Windows 7 ชื่อ Previous Versions โดยหลักการง่ายๆ คือระบบจะทำการสำรองข้อมูลของเราเป็น restore point หรือ snapshot  เมื่อเรา save ข้อมูลไว้อีกชุดนึงไว้ เวลาจะเรียกกลับมาก็แค่คลิ้กขวา restore กลับไปตามวันและเวลาที่มัน Backup ไว้ล่าสุด วิธีนี้ง่ายๆ แต่ผมนานๆ ใช้ที ดูแล้วมันทำงานบ้างไม่ทำงานบ้าง ยัง งงๆ อยู่ว่าทำไม อาจจะเพราะตั้งค่ามันเก็บข้อมูลให้ใช้พื้นที่น้อยไปหน่อยเลยมีค่าเฉลี่ยของ ครั้งที่สำรองข้อมูลของไฟล์บางชนิดน้อยลงไปเรื่อยๆ ส่วนใหญ่ผมจะใช้ตอนรีบเร่งจริงๆ เท่านั้น ออกแนวมีไว้อุ่นใจเป็นหลัก

จากข้อมูลสรุปๆ ผมก็เขียนเรื่องแนวๆ นี้ซึ่งก็มี แนวทางการ Backup ข้อมูล (ฉบับปรับใหม่) และ วิธีเก็บไฟล์รูปภาพให้อยู่กับเรานานๆ อีกด้วย

แน่นอนว่าในยุคที่เรามีการใช้ Cloud Storage กันอย่างกว้างขวาง ส่วนตัวแล้วไม่ได้ใช้ Cloud Storage  แค่ช่วยในการ Backup ข้อมูลเท่านั้น แต่ผมยังใช้ในการทำงานระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ และมือถือที่ทุกๆ เครื่องสามารถเข้าถึงไฟล์ใน Cloud Storage ได้เหมือนๆ กันทุกเครื่อง ทำให้ไม่ต้องพก Flash Drive หรือ External Hard drive ไปๆ มาๆ ลดโอกาสสูญหาย และหลงลืมได้ ขอให้มี internet เพื่อเข้าถึง Cloud Storage ที่ใช้อยู่ได้ก็เพียงพอ

โดยปรกติตอนนี้ผมใช้ Cloud Storage อยู่หลักๆ 3 ตัวคือ SkyDrive เป็นตัวหลัก SkyDrive Pro เป็นที่เก็บไฟล์สำคัญบางอย่าง และ Dropbox เป็นส่วนสำหรับแชร์ทำงานกับลูกค้า โดยไม่ว่าจะมือถือหรือคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะสามารถเข้าถึง Cloud Storage ทั้ง 3 ตัวนี้ได้ทั้งหมด แน่นอนว่าจะมีส่วนหนึ่งที่ใช้ Cloud Storage แบบเฉพาะ ที่ไว้จัดเก็บ Source code ซึ่งผมจะใช้ BitBucket.org ในการเป็น source code revision control (Git) ในการช่วยแบ่งเบาภาระของ SkyDrive, SkyDrive Pro และ Dropbox ไปอีกชั้นหนึ่ง

แน่นอนว่ามี Cloud Storage ในการจัดเก็บ แชร์ไฟล์งานระหว่างเครื่อง และกลุ่มการทำงานแล้ว ก็ต้องมีการ Backup ส่วนนี้ไว้เองที่บ้านด้วย (ต่อไปจะใช้คำว่า Local backup) ด้วยเช่นกัน เพราะต้องนึกถึงความเสี่ยงที่ระบบ Cloud Storage จะล่ม ซึ่งผมได้แบ่งกลุ่มไว้กว้างๆ อยู่ 3 กลุ่มคือ

1. กลุ่มสำคัญสูงสุด จะใช้  Cloud Storage และทำ Local backup ไปพร้อมๆ กัน โดยแยกไว้ 2 พวกย่อย คือ
– ไฟล์งานเอกสารที่หายไม่ได้ จะ backup ไว้ 2 ส่วน คือ ไว้บน Cloud Storage (SkyDrive/Dropbox ) และ HDD External ที่ตั้ง daily backup ทุกวัน (เปิดเครื่องทิ้งไว้ตอนกลางคืน ให้ Acronis True Image ทำการ Full and Incrementals backup)
– ไฟล์ source code และต้องทำ source code revision control จะ Backup ไว้ 2 ส่วน คือ ไว้บน BitBucket.org และ HDD External ที่ตั้ง daily backup ทุกวัน (เปิดเครื่องทิ้งไว้ตอนกลางคืน ให้ Acronis True Image ทำการ Full and Incrementals backup)

2. กลุ่มสำคัญมาก จะทำ Local backup เท่านั้น ได้แก่พวกไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ความทรงจำต่างๆ มักจะให้ความสำคัญสูงมาก หายไม่ได้ มีขนาดใหญ่ที่ไว้บน Cloud Storage ลำบาก ต้องมี 2 สำเนาเสมอบน HDD External โดยใช้ลักษณะการ Full data sync ต่าง HDD External ทุกครั้งที่มีข้อมูลใหม่ (ทำ Full data sync ผ่าน SyncToy)

3. กลุ่มสำคัญ จะทำ Local backup เท่านั้น ได้แก่พวกพวกไฟล์วิดีโอ (จำพวก เอ็มวีหายาก ไฟล์หนังหายากที่ rip จากแผ่นที่เก็บไว้ ป้องกันแผ่นเสีย), ไฟล์อีบุ๊ค, ซอฟต์แวร์ที่คัดลอกไว้เพื่อไว้สำหรับติดตั้งในอนาคต มีขนาดใหญ่ที่ไว้บน Cloud Storage ลำบาก ซึ่งส่วนใหญ่จะมี 2 สำเนาบน HDD External เสมอ และ Full data sync ต่าง HDD External เดือนละครั้ง (ทำ Full data sync ผ่าน SyncToy)

จากทั้งหมดที่กล่าวมา จะเห็นว่าผมพยายามปรับปรุงการ backup ให้รัดกุมที่สุด และถ้าได้ติดตามในตอนก่อนๆ จะเห็นว่ามีการปรับปรุงให้เรียบง่ายมากขึ้น ไม่ซับซ้อนเหมือนตอนก่อนๆ แน่นอนว่า หลายๆ คนคงให้เหตุผลว่าทำไมไม่ใช้ RAID ร่วมด้วย คือต้องอธิบายก่อนว่า RAID นั้นช่วยเรื่อง uptime เป็นหลัก ซึ่งเหมาะกับ Server และการให้บริการอย่างต่อเนื่อง การนำมาใช้ในการสำรองข้อมูลที่เน้นคงทน และสามารถกู้ข้อมูลกลับมาในวันก่อนๆ ได้นั้นยังคงเป็นจุดอ่อน รวมไปถึงมีจุดอ่อนในส่วนของ RAID Controller มีปัญหา หรือ File System เสียหายจนใช้งานไม่ได้ด้วย ซึ่ง RAID นั้นไม่ช่วยอะไรในกรณีนี้ ฉะนั้นการสำรองข้อมูลต่าง HDD แบบแยกออกเป็นอุปกรณ์ และทำ Full data sync จะดีกว่าสำหรับไฟล์แนวๆ ตัวอย่างที่ผมใช้ประจำคือ Server ที่ผมดูแลนั้นมีการใช้ RAID และยัง backup ข้อมูลต่างชุด HDD รวมไปถึงงานที่ซีเรียสมากๆ ผมจะ backup ต่างเครื่อง ด้วยซ้ำไป

สรุปผลจากทั้งหมดที่กล่าวมานี้ ช่วยชีวิตผมมาหลายต่อหลายครั้งแล้ว แม้ใช้งบเยอะหน่อย แต่ไฟล์งานสำคัญปลอดภัยผมถือว่าคุ้มค่าครับ

เครื่องมือบริหาร Project สำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก-กลาง ฉบับ 2012-2013

จาก เครื่องมือบริหาร Project ที่ใช้งานอยู่ตอนนี้ ที่เขียนไว้ในปี 2011 ก็ผ่านมาได้ปีกว่าๆ แล้ว แน่นอนว่าจากวันนั้นถึงวันนี้ก็มีการปรับเปลี่ยนการทำงานอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้รับกับการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ได้ สำหรับปี 2012-2013 นั้น ส่วนตัวแล้วมีการปรับเปลี่ยนการใช้เครื่องมือหลายๆ ตัวอยู่พอสมควร

ต้องขอปูพื้นก่อนสำหรับคนที่ไม่ได้อ่านตอนปี 2011 ว่างานหลายๆ ตัวและหลายๆ Project นั้นส่วนตัวแล้วนั้นทำงานร่วมกันหลายคน และมักจะมากกว่า 1 คนแน่นอน เพราะฉะนั้น การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญมากๆ บางครั้งต้องบันทึกช่วยจำต่างๆ มากมายเครื่องมือช่วยต่างๆ จึงจำเป็นอย่างมากในการอำนวยความสะดวก เพื่อไม่ให้ตกหล่น เพราะฉะนั้นลองมาดูว่าส่วนตัวผมนั้นใช้ส่วนไหนบ้าง

1. โทรศัพท์!
เรื่องพื้นฐานมากๆ เพราะความชัดเจนในการสื่อสารสำคัญ ซึ่งการโทรศัพท์นั้นเหมาะกับสถานะการณ์บางอย่างที่ต้องการการตอบสนองที่รวดเร็ว ออกแนวว่าด่วนสุดๆ  เพราะบางครั้งส่งอีเมลไป ไม่เข้าใจหรือไม่ชัดเจน โทรคุยอธิบายอาจจะชัดเจนกว่าใช้เวลาสั้นกว่า และน้ำเสียงทำให้การสื่อสารนั้นดูนุ่มนวลกว่าตัวหนังสือใน E-Mail กว่าในบางครั้ง

2. E-Mail
เป็นการใช้ในด้านการยืนยัน หรือแจ้งรับทราบร่วมกันเป็นกลุมเป็นหลัก ซึ่งปรกติจะใช้เป็นส่วนหนักในการคุยงาน สร้างหลักฐานร่วมของการทำงาน ในบาง Project ใช้อีเมลโต้ตอบกันไป-มาเยอะมากเพื่อสรุปและแจ้งรับทราบให้ทุกกรณีเพื่อไม่ให้ตกหล่น

3. IM

  • GTalks – ด้วยความที่ใช้บนระบบ Webbased ได้ด้วย ประกอบกับตัวอักษรล้วนๆ รวดเร็วไม่ต้องมีอะไรมากมาย จึงเหมาะมากๆ กับการโต้ตอบ ไป-มาระหว่างคนสองคน (แถมมี logging chat ด้วยสะดวกดี)
  • Windows Live Messenger – ตอนนี้รวมและย้ายไปใช้ Skype แทนแล้ว
  • Skype – ใช้คุยทั้ง Skype Account และ Microsoft Account (Windows Live Messenger) รวมไปถึงประชุมสายเพื่อลดต้นทุนการโทรศัพท์
  • Google+ Hangouts – ถ้าใช้ Skype สำหรับประชุมสายผ่านโทรศัพท์ ตัว Hangouts ก็เป็นส่วนของการประชุมสายผ่านทาง Webcam นั้นเอง
  • Line/WhatsApp/IM+ Pro – App สำหรับ Chat บนมือถือ เหมาะสำหรับเวลาติดต่อที่ต้องการความรวดเร็วกว่า Skype และ GTalks แน่นอนว่ามันติดอยู่กับโทรศัพท์มือถือ เพราะฉะนั้นจะค่อนข้างไวกว่าในการโต้ตอบ
  • Facebook Chat – ส่วนตัวแล้วเหมาะกับฝากข้อความเป็นหลัก ใช้แทน SMS ได้ดี และคนในทีมใช้ Facebook กันทุกคน เพราะฉะนั้นจึงเหมาะกับการฝากข้อความหรือเน้นย้ำมากกว่า

4. Project Sharing CodeBitbucket หรือ Github

จากปี 2011 มาปี 2012 นั้นในทีมได้ย้ายจาก Github ที่เป็นระบบ Project Sharing Code ที่มีผู้ใช้งานอยู่ทั่วโลก ได้รับความไว้วางใจาก Developer มากมาย มาใช้ Bitbucket ที่มีค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการ Project Sharing Code แบบ private ที่มีต้นทุนแปรผันตามขนาดทีมที่ใช้งาน ซึ่งประหยัดมากกว่าจำนวน Repositories แบบ Github ที่ผมต้องเสียเงินเพื่อเช่าใช้แบบ private เดือนละประมาณ $12/month อยู่ โดยปรกติแล้วทำงานกันจะเป็นทีมขนาดเล็ก เพราะฉะนั้นถ้าจำนวนคนใน Project ไม่เกิน 5 คนก็ไม่มีค่าใช้จ่ายต่อเดือนแต่อย่างใดสำหรับ Bitbucket ทำให้ประหยัดลงไปได้มาก มีอยู่หลายเดือนที่ต้องเสียเงินให้กับ Github มากกว่า $12/month เพราะมี Private Repositories มากกว่าที่กำหนดไว้ และถ้า Project ไหนจบแล้วก็ต้องลบออกทำเป็น copy source ไว้ด้านนอกเพื่อประหยัดพื้นที่ไว้สำหรับ Repositories ตัวต่อไป ซึ่งในทางการทำงานบางครั้งก็ไม่สะดวกถ้าเรามี Project ที่เราต้องดูแลต่อในอนาคตเราต้องกันพื้นที่ส่วนนี้เป็น Repositories ค้างไว้ ซึ่งแน่นอนว่าถ้าเราลดต้นทุนในส่วนนี้ได้ ก็ประหยัดลงไปได้พอสมควรเลย

หลายคนไม่ทราบว่า Bitbucket นั้นเป็นระบบที่รองรับ Git Version Control System แบบเดียว Github เช่นเดียวกัน ซึ่งเป็น Source Code Versioning แบบ distributed version control system โดยแต่ละคนไม่เพียงได้ข้อมูลล่าสุดของไฟล์งานต่างๆ เท่านั้น แต่ได้ทั้งมา Repository ไปด้วยเพราะฉะนั้นถ้า Server ตัวหลักมีปัญหา (ในที่นี้หมายถึง Server Bitbucket) ตัวเครื่อง Client ก็สามารถทำงานได้อยู่ พอ Server ตัวหลักกลับมาทำงานได้ปรกติก็จะสามารถส่ง Source กลับไปได้โดยข้อมูลที่แก้ไขไป-มานั้นยังคงอยู่และพร้อมให้ Server สามารถรับข้อมูลล่าสุดต่อไปได้ทันที เหมาะกับ Project ทุกขนาดที่ต้องใช้การแชร์ Source โปรแกรมมากกว่า 1 คนขึ้นไป เพื่อป้องกันการแก้ไขทับไปมาระหว่างคนในทีม ช่วยเรื่อง Backup และ Recovery ได้ดีมากๆ

ซึ่งแน่นอนว่าระบบเป็นแบบ Webbase เพราะฉะนั้นมันจึงมี Issue/Milestone/Version ที่ช่วยติดตามงานต่างๆ ได้ดีมากขึ้น โดยถ้าเป็นใน Github เราสามารถใช้ Label ได้อิสระ แต่ใน Bitbucket เราจะไม่สามารถกำหนด Label ได้ แต่กำหนดเป็น Kind ที่ตั้งค่ามาให้เรามาเลยโดยเพิ่มเติมไม่ได้อยู่ 4 แบบ คือ bug, enhancement, proposal และ task ซึ่งโดยรวมจริงๆ ก็เพียงพอสำหรับใช้งานอยู่แล้วตามรูปแบบทั่วไปที่ใช้ๆ กันอยู่แล้ว

สำหรับบันทึกช่วยจำนั้นใน Bitbucket ก็มี Wiki มาให้แบบเดียวกับ Github ส่วนใหญ่เอาไว้แจ้งข้อมูลทั่วไปพวก FTP, Databases Access หรือเอกสารของลูกค้าต่างๆ ที่เป็น Features หรือข้อตกลง เป็นหลัก ซึ่งรวมไปถึงคู่มือหรือการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น

5. Documents/Spreadsheet (เอกสารแชร์กับลูกค้า)

จากเมื่อปี 2011 ที่ผ่านมาใช้ Google Docs ในปี 2012 ที่ผ่านมาเริ่มปรับเปลี่ยนมาใช้ Microsoft Office Web Apps มากขึ้นเรื่อยๆ เหตุผลง่ายๆ คือลูกค้าเข้าใจส่วนติดต่อ (UI) ของ Microsot Office มากกว่า แถมมีข้อดีคือสามารถเปิดเอกสารผ่าน Microsoft Office ตัวปรกติบนเครื่องได้และบันทึกกลับเข้ามาใน Web Apps ได้โดยสะดวก แต่ก็ยังใช้ผสมกันทั้ง Google Docs และ Office Web Apps ขึ้นอยู่ที่ Project ที่กำลังทำงานอยู่ว่าลูกค้าถนัดตัวไหน ซึ่งเหตุผลในหลายๆ ส่วนเอกสารบางตัวใน Wiki ของ Bitbucket ก็ถูกนำมาใส่ในส่วนนี้เช่นกัน เพราะลูกค้าคงใช้ Bitbucket ไม่เป็น เพราะฉะนั้นงั้นก็ควรใช้อะไรที่ง่ายๆ ที่เข้าถึงได้สะดวกกว่านั้นเอง

6. Cloud Storage Sharing/Sync

เป็นการปรับเปลี่ยนครั้งใหญ่โดยส่วนตัว โดยย้ายมาใช้ SkyDrive แทน Dropbox ด้วยเหตุผลด้านค่าใช้จ่าย ด้วยราคาต่อหน่วยพื้นที่เก็บไฟล์ที่ราคาไม่สูงมากนัก แถมยังมีตัวเลือกในการเช่าพื้นที่เพิ่มเติมที่มีหลายระดับราคามากกว่า ซึ่งตัว App ที่เป็นตัว Sync File เพื่อทำงานรวมกับระบบ Cloud นั้นทำงานได้ดีพอๆ กับ Dropbox แล้ว และยังเข้ากันได้ดีกับ Windows 8 และ Windows Phone 8 ด้วย (บน iOS และ Android ก็ใช้งานได้ดีเช่นกัน)

โดยในส่วนของ Cloud Storage พวกนี้จะถูกใช้สำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ทั้งส่วนตัวและลูกค้าที่เป็น Word, Excel หรือ PowerPoint ที่เป็นไฟล์โยนไป-มาในอีเมล โดยปรับเปลี่ยนมาใช้การ Share ผ่าน link เป็นหลักเพื่อความรวดเร็วในการรับ-ส่งและยังแก้ไขได้ง่ายกว่าการแนบไฟล์ตามปรกติที่ทำๆ กันมาที่บางครั้งก็ไม่รู้ว่าไฟล์ไหนเป็นไฟล์ตัวล่าสุด ทำ snapshot และ versioning แบบเปรียบเทียบกับของเก่าได้ยากกว่า อีกทั้งระบบพวก cloud storage พวกนี้ยังมีส่วนของการค้นหาและสำรองข้อมูลไว้บน Cloud อีกชุดเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลด้วย

ข้อดีที่สำคัญอีกอย่างของ Cloud Storage (ทั้ง SkyDrive และ Dropbox) ที่เหนือกว่าการเก็บไฟล์แบบเดิมๆ บนเครื่องก็คือยังสามารถเข้าถึงได้จากมือถือผ่าน App ที่มีให้ดาวน์โหลดบน Store ของแต่ละค่ายเอง หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่เข้า Internet ได้ผ่านทาง Web Browser ได้ด้วย แต่ข้อดีของ SkyDrive ที่ปรับเปลี่ยนมาใช้ก็เพราะสามารถทำงานร่วมกับ Office Web Apps ได้ดีกว่า Dropbox อยู่เยอะ แต่ข้อเสียของ SkyDrive คือระบบ versioning ที่รองรับแต่เฉพาะไฟล์ของ Micorosoft Office เป็นหลัก ไม่รอบรับไฟล์รูปแบบอื่นๆ เหมือน Dropbox อาจจะต้องเลือกการใช้งานให้ถูกกับประเภทสักหน่อยเท่านั้นเอง

กล่าวโดยสรุปจากทั้งหมดที่กล่าวมาทั้ง 6 ส่วนนี้ จะเห็นว่าแต่ละส่วนช่วยในเรื่องของการบันทึก ช่วยจำ และการติดต่อสื่อสาร อีกทั้งยังช่วยในการสำรองข้อมูลต่างๆ ให้การทำงานของเรานั้นราบรื่นมากที่สุด เพราะฉะนั้นลองนำไปปรับใช้ในทีมกันดูนะครับ น่าจะช่วยในการประสานงานกันในทีมดีมากขึ้น แถมยังปลอดภัยต่อข้อมูลที่ตกหล่นอีกด้วย

มาทำ Backup ไฟล์สำคัญจากมือถือและโน๊ตบุ๊ก ไปไว้บน Cloud กันดีกว่า!!! (Online Sync)

จาก วิธีเก็บไฟล์รูปภาพให้อยู่กับเรานานๆ และ แนวทางการ Backup ข้อมูล (ฉบับปรับใหม่) ทั้งสองตอนเป็นเรื่องราวของการ Backup แบบ Local Drive อยู่ที่บ้านของแต่ละคนเป็นสำคัญ มารอบนี้เน้นแบบ Cloud Storage Service หรือบริการพื้นที่รับฝากไฟล์แบบ Sync ระหว่างเครื่องของเรากับตัว Service ที่อยู่บน Internet ซึ่งตรวจสอบและทำการ copy ไฟล์เราขึ้นไปอยู่บน Internet อยู่เรื่อยๆ เมื่อมีการเพิ่มขึ้นของไฟล์ เปลี่ยนแปลงข้อมูล ทั้งแก้ไขหรือลบ โดยเราแทบไม่ต้องสนใจเลยว่ามันทำงานอย่างไร แถมยังมีสำรองข้อมูลเราแบบ Snapshot ซึ่งจะเก็บไฟล์เราไว้เป็นช่วงๆ เวลาที่เราแก้ไขเป็นเวลาเรียงต่อไปว่าเราเคยแก้ไขไปเมื่อไหร่บ้างและสามารถเรียกกลับมาอ่านหรือแก้ไขใหม่แทนที่ตัวปัจจุบันได้ด้วย แต่ระยะเวลามากสุดก็แล้วแต่พื้นที่หรือวันเวลาที่ระบบตั้งไว้สูงสุดเท่าไหร่ ซึ่งขึ้นกับผู้ให้บริการ

สำหรับบริการที่ผมใช้นั้นมี 3 Cloud Storage Service

  1. SugarSync (มีพื้นที่ใช้อยู่ 36.5GB ซึ่งเช่าเพิ่มเติมมาอีก 30GB)
  2. Dropbox (มีพื้นที่ใช้อยู่ 4GB ใช้ฟรี)
  3. SkyDrive (มีพื้นที่ใช้อยู่ 25GB ใช้ฟรี)

และเครื่องที่ผมมีไฟล์ข้อมูลเก็บอยู่ ซึ่งแน่นอนว่ามันก็คือโน๊ตบุ๊กของผมและมือถือของผมครับ

สำหรับตัวโน๊ตบุ๊กนั้น ผมแบ่งเป็น 3 Folder หลัก คือ

  1. Dropbox เป็น Folder หลักและสำคัญที่สุด เพราะเก็บไฟล์งานสำคัญต่างๆ และเอกสารทั้งหมด โดยจะใช้ Sync กับบริการของทั้ง Dropbox และ SugarSync แบบพร้อมๆ กันเลย คือทั้งสอง Service จะมีไฟล์เหมือนกัน (เผื่อมันล่มหรือมีปัญหายังมีอีกที่ที่ทำงานได้)
  2. SkyDrive เป็นตัวแยกต่างหาก ใช้เก็บไฟล์ที่ไม่สำคัญมาก หรือเอาไว้ Public/Share คนทั่วไปเป็นหลัก อันนี้เพิ่งเริ่มใช้งาน แต่โดยรวมประทับใจมาก แต่ Dropbox และ SugarSync ก็ใช้ไม่หมดแล้ว
  3. Magic Briefcase เป็นบริการส่วนของ SugarSync เอาไว้ Backup สำหรับมือถือเป็นหลัก โดยจะ Sync จากมือถือขึ้น Cloud และจาก Cloud ลงมาใส่บนโน๊ตบุ๊กอีกรอบนึง เป็นแบบ Auto/Interval Sync ทุก 12 ชั่วโมง (เลือกตั้งได้ถี่กว่านี้ก็ได้ผ่านภายในตัวมือถือ)

ด้านล่างเป็นแผนภาพรวมที่ใช้อยู่ตอนนี้

Backup Plans

ตัว SugarSync จะยืดหยุ่นกว่า Dropbox ในการเลือก Folder ต่างๆ ในเครื่องเราได้มากกว่า อย่าง Dropbox แม้จะมี Selective Sync แต่ก็ต้องเลือกจากภายใน Folder หลัก ไม่ใช่คนละ Location แบบ SugarSync

หน้าตาของ SugarSync File Manager

2012-06-21_205353

หน้าจอ Dropbox Preferences ที่เลือก Selective Sync

2012-06-21_210408

สำหรับมือถือนั้น ผมใช้ Android Phone เพราะงั้นผมมีอิสระในการเข้าถึงไฟล์ต่างๆ บนเครื่อง และจัดการไฟล์ได้เยอะกว่าทั้ง Internal Storage, Internal SD Card, External SD Card (เครื่องผมมันมี 3 Storage) เลยทำให้ SugarSync ตอบโจทย์ในเรื่องของความยืดหยุ่นของการ Backup ทั้ง 3 Storage เพราะผมเลือก Location ต่างๆ ในเครื่องทั้งหมดให้ Sync ลง Mobile Folders ใน Magic Briefcase ได้ทันที เพราะงั้น ถ้ามือถือหาย หรือไฟล์หาย ผมยังเรียกคืนจาก Cloud ได้หรือแม้แต่บนโน๊ตบุ๊กที่ผมก็ตั้ง Sync ตัว Magic Briefcase ไว้ได้ทั้งสองที่ครับ

SCR_20120621_205053 SCR_20120621_210028

หวังว่าประสบการณ์ในการแบ่งบันครั้งนี้คงทำให้หลายๆ คนรอดพ้นจากไฟล์ข้อมูลสำคัญๆ หายจากเหตุการณ์ไม่คาดฝันจากทั้งโน๊ตบุ๊กและโทรศัพท์มือถือครับ

ฝากไว้เหมือนเดิม

Backup พันวัน เอาไว้ใช้วันสำคัญวันเดียว … วันที่ข้อมูลมีปัญหา!!!

SugarSync อีกทางเลือกสำหรับคนชอบใช้ Cloud Storage

วันนี้ผมมาแนะนำ SugarSync สำหรับคนอยากได้พื้นที่เก็บไฟล์ฟรีๆ 5GB ตอนสมัครและรับเพิ่มในรูปแบบอื่นๆ ได้มากถึง 10GB โดยรวมแล้วคล้ายๆ กับ Dropbox ซึ่งเป็น Cloud Storage แต่ที่ Dropbox จะให้พื้นที่เริ่มต้น 2GB และให้มากสุดที่ 8GB (ด้วยโปรจากการแนะนำ หรือเรื่องต่างๆ ตามเทศการ)

สำหรับในส่วนของราคาสำหรับคนใช้งานไม่พอนั้น SugarSync นั้นดูจะมีราคาถูกกว่าและตัวเลือกในการเพิ่มพื้นที่เยอะกว่ามาก เลยมีความน่าสนใจมากกว่า แถมตัว SugarSync สำหรับทำงานบน Laptop/Notebook นั้นก็สามารถเลือก Directory ได้หลากหลายกว่าทาง Dropbox เพราะไม่ต้องเลือกเฉพาะแค่ Directory เดียวแล้ว Selective ภายในแบบ Dropbox แต่เลือกได้หลายๆ Directory จากต่างที่กันได้ด้วย ทำให้ความหลากหลายในการใช้งานนั้นมีมากกว่า Dropbox ด้วย

โดยรวมแล้วใช้งานไม่ได้แตกต่างกันทั้งสองส่วน เลยอยากแนะนำให้ลองสมัครใช้งานกันดูครับ

SugarSync is a free service that enables you to access, sync and share your files across all your computers and devices. We enable you to backup, sync and share all of your documents, photos, music and movies so that you can access them from your laptop, iPhone, iPad, Android, BlackBerry, or any other device.

ลองสมัครได้ที่นี่ครับ

บริการ Cloud ที่ใช้อยู่ตอนนี้

  • Google Apps for Business : $50 (1 user account / year)
  • Flickr PRO : $24.95 (1 user account / year)
  • Multiply Premium : $19.95 (1 user account / year)
  • Xmarks Premium: $12 (1 user account / year)

กำลังคิดว่าจะเพิ่มอีก 2 ตัวในตอนนี้ กำลังดูถึงความคุ้มค่า

  • Dropbox Pro 50 : $50 (1 user account / year)
  • Google additional storage 20 GB : $5 (1 user account / year)